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   손병목  (2002-07-14 22:36:56, Hit : 8954, Vote : 1229)
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Subject  
   사무자동화산업기사를 위한 MS 액세스 집중 연습(6)
보고서 마법사로 보고서 만들기

보고서 개체를 선택하고 '마법사를 사용하여 보고서 만들기'를 더블클릭하면 보고서 마법사가 실행된다.

보고서 마법사 1단계에서 보고서에 사용될 원본 테이블/쿼리를 선택한다. 앞서 만든 '보고서질의' 쿼리를 선택하면 된다.
폼을 만들 때와 마찬가지로 버튼을 눌러 모든 필드를 오른쪽 화면으로 이동시킨다.

보고서 마법사 2단계에서 그룹 수준을 지정한다. 문제의 처리 조건(다항 1번)을 보면 부서명 별로 구분 정리하라고 되어 있다. 즉 부서별로 그룹을 만들라는 뜻이다. 따라서 2단계에서 부서 필드를 선택하고 버튼을 눌러 [그림22]와 같이 부서명을 기준으로 그룹화한다.

[그림22] 보고서 마법사 2단계  

보고서 마법사 3단계에서는 정렬과 요약 정보를 지정한다. 문제의 처리 조건(다항 1번)을 보면 같은 부서 안에서는 성명을 가나다 순으로 정렬하라고 되어 있다. 따라서 [그림23]과 같이 첫째 란에 성명 필드를 선택한다.

[그림23] 보고서 마법사 3단계 - 정렬

또한 문제의 처리 조건(다항 3번)을 보면 부서별로 연봉의 소계를 산출하라고 되어 있다. 이럴 때는 3단계 화면에서 '요약 옵션' 버튼을 클릭한 다음 [그림24]와 같이 연봉의 '합계' 란을 선택하면 된다.

[그림24] 보고서 마법사 3단계 - 요약 옵션

보고서 마법사 나머지 단계는 기본 값 그대로 '다음' 버튼을 눌러 보고서 마법사를 종료한다. 보고서 마법사 마지막 단계에서 보고서의 이름을 지정하고 '보고서 디자인 수정'을 선택한 다음 '마침' 버튼을 누르면 된다. 만약 '보고서 디자인 수정'을 선택하지 않고 '마침' 버튼을 눌렀다면 상단 도구 모음에서 를 클릭해서 보고서 디자인 수정 상태로 전환하면 된다.

보고서 마법사를 종료하면 [그림25]와 같은 디자인 상태가 된다. 여기서 보고서 머리글은 보고서의 제목을 그대로 가져오기 때문에 보고서의 제목을 어떻게 지정했느냐에 따라 달리 보일 수 있다.
문제의 처리 조건(다항)을 찬찬히 살펴보면서 [그림25]와 같은 디자인을 [그림26]과 같이 수정해야 한다.

[그림25] 수정 전의 보고서 디자인 화면


[그림26] 수정 후의 보고서 디자인 화면

우선 보고서 머리글의 제목을 바꾼다. 문제에서 예시한 보고서 양식을 보면 제목 아래에 작성일자를 표시하도록 되어 있다. 그리고 작성일자는 보고서를 작성한 당일 날짜가 표시되어야 한다.

작성일자를 표시하기 위해 보고서 머리글 영역에 새로운 입력란을 추가한다. 입력란을 추가하려면 컨트롤 도구 상자에서 입력란 컨트롤()을 선택한 다음 작성일자를 표시할 곳에 클릭하면 된다.

[그림27] 컨트롤 도구 상자

텍스트 제목을 "작성일자 : "로 수정하고 "값"이라고 씌어진 곳을 더블클릭하여 현재의 날짜가 표시되도록 [그림29]와 같이 속성 값을 바꿔준다.
컨트롤 원본 입력란에 "=Now()" 함수를 써서 현재의 날짜가 표시되도록 한다.
날짜 표시 형식은 문제에서 YY.MM.DD로 지정하였으므로 "yy₩.mm₩.dd"와 같이 지정하면 된다. "₩."은 점(.)을 의미한다.


[그림28] 보고서 머리글에 작성일자 만들기



[그림29]

보고서 머리글을 수정하였으면, 부서명 머리글과 본문의 여러 컨트롤(필드 이름 등)을 적당하게 재배치한다.
부서명 바닥글에는 "=Sum([연봉])"을 제외한 나머지 컨트롤을 제거한 다음 문자열 "소계"를 추가한다.
페이지 바닥글을 모두 지우고, 보고서 바닥글에서 "총합계"를 "총소계"로 수정한다.

상단 도구 모음에서 버튼을 클릭하여 [그림30]과 같은 보고서가 보이면 정상이다.

[그림30] 완성된 보고서

이번 호에서 실습한 문제는 가장 일반적인 유형이다. 그러나 이번 호 문제와 비슷한 유형이지만 쿼리나 보고서를 작성할 때 계산식과 함수를 사용해야 풀 수 있는 문제가 출제될 때도 있다. 계산식과 함수를 사용하는 쿼리 문제는 다음 기회에 실습하도록 한다.


이상 동주아빠 손병목이었습니다.

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손병목


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