사무자동화산업기사를 위한 MS 액세스 집중 연습(2)
데이터베이스 파일 생성
Microsoft Access를 시작하고 초기 대화상자에서 "새 Access 데이터베이스"를 선택한다. 새롭게 만들 데이터베이스 파일의 위치와 파일 이름을 지정해 준다. 실제 시험에서 디스켓을 나눠주므로 바로 디스켓에 새로운 데이터베이스를 만들 수도 있고, 일단 하드디스크에 작업한 다음 마지막에 디스켓에 복사해도 된다. 파일 이름도 임의로 정하면 된다. 만약 파일 이름을 정하지 않으면 기본적으로 db1.mdb 파일이 생성된다.
[그림1] 새 데이터베이스 파일 만들기
테이블 만들기
데이터베이스 창의 왼쪽에서 테이블 개체를 선택하고 '디자인 보기에서 테이블 만들기'를 더블클릭한다.(본지에서는 액세스 2000을 기준으로 하므로 이전 버전에서는 대화 상자의 구성이나 메뉴 또는 항목의 이름이 다소 다를 수 있다.)
[그림2]와 같이 필드 이름과 데이터 형식을 지정한 다음 저장한다. 저장할 때 테이블 이름은 '사원이력'으로 한다. 성명과 코드, 직급의 데이터 형식은 '텍스트' 형식이다.(액세스 97에서는 '문자열'로 표시된다.)
[그림2] 사원이력 테이블 디자인
저장할 때 [그림3]과 같은 메시지가 표시되면 '아니오'를 선택한다. 일반적으로 주요 테이블에는 기본 키(Primary Key)를 설정해 주는 것이 좋지만 이번 문제를 풀기 위해서는 굳이 기본 키를 설정할 필요가 없다. '사원이력' 테이블에서는 이론적으로 '성명' 필드를 기몬 키로 설정하는 것이 옳으나 동명이인이 있을 수 있으므로 기본 키로 설정할 수 없다. 기본 키로 설정되면 중복 데이터를 허용하지 않기 때문이다. 이러한 경우를 대비해서 대개 실무에서는 '사번' 또는 '주민등록번호'와 같이 중복되지 않는 값이 들어가는 필드를 만든다.
[그림3] 기본 키 설정 대화 상자
문제에서 제시하고 있는 입력 자료를 보면 입사일의 형식이 92-09-01과 같이 yy-mm-dd 형식임을 알 수 있다. 여기서 yy는 두 자리 연도, mm은 두 자리 월, dd는 두 자리의 일을 의미한다. 따라서 입사일 필드의 데이터 형식을 보다 구체적으로 지정해 줄 필요가 있다.
[그림4]에서와 같이 입사일 필드의 데이터 형식으로 날짜/시간으로 선택하고 하단의 '형식' 입력란에 "yy￦-mm￦-dd"를 입력한다.
[그림4] 표시 형식 지정하기
"￦"는 "￦" 표시 뒤에 오는 문자를 표시하라는 뜻이다. 따라서 "￦-"라고 하면 결국 "-" 문자를 표시하라는 뜻이다. 만약 원화를 의미하는 "￦"를 표시하려면 어떻게 해야할까? "￦￦"와 같이 입력하면 된다.
이로서 '사원이력' 테이블의 디자인이 끝난 것이다. 테이블을 다 만들었으면 문제에서 제시하고 있는 입력 자료를 넣어보자.
현재 화면은 테이블 디자인 화면이므로 데이터를 입력할 수 없다. 데이터를 입력하려면 도구 모음에서
를 클릭해서 데이터 입력 화면으로 전환해야 한다.(다시 디자인 화면으로 전환하려면 
를 클릭하면 된다.)
[그림5] 사원이력 테이블에 데이터 입력하기
'사원이력' 테이블을 만든 것과 동일한 방법으로 '부서코드' 테이블을 만든다.
'부서코드' 테이블은 단 두 개의 필드만 필요하다. 그리고 두 개의 필드 모두 텍스트 형식으로 지정하면 되므로 달리 주의할 것은 없다. 다만 코드가 모두 영문이기 때문에 코드를 입력할 때 자동으로 영문 입력 모드로 설정해 주면 입력할 때 편리하다. 입력 입력 모드로 만들려면 [그림6]과 같이 '입력 시스템 모드'를 '영문'으로 바꿔주면 된다.(위의 '사원이력' 테이블의 '코드' 필드도 이와 같이 해주는 것이 좋다.)
[그림6] 입력 시스템 모드 변경
도구 모음에서를 클릭해서 데이터 입력 화면으로 전환한 다음 [그림7]과 같이 코드와 부서명 데이터를 입력한다.
[그림7] 부서코드 테이블에 데이터 입력하기
이상 동주아빠 손병목이었습니다.
Microsoft Access를 시작하고 초기 대화상자에서 "새 Access 데이터베이스"를 선택한다. 새롭게 만들 데이터베이스 파일의 위치와 파일 이름을 지정해 준다. 실제 시험에서 디스켓을 나눠주므로 바로 디스켓에 새로운 데이터베이스를 만들 수도 있고, 일단 하드디스크에 작업한 다음 마지막에 디스켓에 복사해도 된다. 파일 이름도 임의로 정하면 된다. 만약 파일 이름을 정하지 않으면 기본적으로 db1.mdb 파일이 생성된다.
[그림1] 새 데이터베이스 파일 만들기
테이블 만들기
데이터베이스 창의 왼쪽에서 테이블 개체를 선택하고 '디자인 보기에서 테이블 만들기'를 더블클릭한다.(본지에서는 액세스 2000을 기준으로 하므로 이전 버전에서는 대화 상자의 구성이나 메뉴 또는 항목의 이름이 다소 다를 수 있다.)
[그림2]와 같이 필드 이름과 데이터 형식을 지정한 다음 저장한다. 저장할 때 테이블 이름은 '사원이력'으로 한다. 성명과 코드, 직급의 데이터 형식은 '텍스트' 형식이다.(액세스 97에서는 '문자열'로 표시된다.)
[그림2] 사원이력 테이블 디자인
저장할 때 [그림3]과 같은 메시지가 표시되면 '아니오'를 선택한다. 일반적으로 주요 테이블에는 기본 키(Primary Key)를 설정해 주는 것이 좋지만 이번 문제를 풀기 위해서는 굳이 기본 키를 설정할 필요가 없다. '사원이력' 테이블에서는 이론적으로 '성명' 필드를 기몬 키로 설정하는 것이 옳으나 동명이인이 있을 수 있으므로 기본 키로 설정할 수 없다. 기본 키로 설정되면 중복 데이터를 허용하지 않기 때문이다. 이러한 경우를 대비해서 대개 실무에서는 '사번' 또는 '주민등록번호'와 같이 중복되지 않는 값이 들어가는 필드를 만든다.
[그림3] 기본 키 설정 대화 상자
문제에서 제시하고 있는 입력 자료를 보면 입사일의 형식이 92-09-01과 같이 yy-mm-dd 형식임을 알 수 있다. 여기서 yy는 두 자리 연도, mm은 두 자리 월, dd는 두 자리의 일을 의미한다. 따라서 입사일 필드의 데이터 형식을 보다 구체적으로 지정해 줄 필요가 있다.
[그림4]에서와 같이 입사일 필드의 데이터 형식으로 날짜/시간으로 선택하고 하단의 '형식' 입력란에 "yy￦-mm￦-dd"를 입력한다.
[그림4] 표시 형식 지정하기
"￦"는 "￦" 표시 뒤에 오는 문자를 표시하라는 뜻이다. 따라서 "￦-"라고 하면 결국 "-" 문자를 표시하라는 뜻이다. 만약 원화를 의미하는 "￦"를 표시하려면 어떻게 해야할까? "￦￦"와 같이 입력하면 된다.
이로서 '사원이력' 테이블의 디자인이 끝난 것이다. 테이블을 다 만들었으면 문제에서 제시하고 있는 입력 자료를 넣어보자.
현재 화면은 테이블 디자인 화면이므로 데이터를 입력할 수 없다. 데이터를 입력하려면 도구 모음에서
를 클릭해서 데이터 입력 화면으로 전환해야 한다.(다시 디자인 화면으로 전환하려면 를 클릭하면 된다.)[그림5] 사원이력 테이블에 데이터 입력하기
'사원이력' 테이블을 만든 것과 동일한 방법으로 '부서코드' 테이블을 만든다.
'부서코드' 테이블은 단 두 개의 필드만 필요하다. 그리고 두 개의 필드 모두 텍스트 형식으로 지정하면 되므로 달리 주의할 것은 없다. 다만 코드가 모두 영문이기 때문에 코드를 입력할 때 자동으로 영문 입력 모드로 설정해 주면 입력할 때 편리하다. 입력 입력 모드로 만들려면 [그림6]과 같이 '입력 시스템 모드'를 '영문'으로 바꿔주면 된다.(위의 '사원이력' 테이블의 '코드' 필드도 이와 같이 해주는 것이 좋다.)
[그림6] 입력 시스템 모드 변경
도구 모음에서
를 클릭해서 데이터 입력 화면으로 전환한 다음 [그림7]과 같이 코드와 부서명 데이터를 입력한다.[그림7] 부서코드 테이블에 데이터 입력하기
이상 동주아빠 손병목이었습니다.