[워드1급]제1과목-5.공문서의 처리(8)

드디어 공문서의 처리 마지막 시간입니다.
공문서의 심사, 배포, 보고, 수정, 전자 문서 등 공문서 처리 남은 내용을 모두 싣습니다.

1. 문서의 심사
   
   • 문서의 심사에 관한 사무를 관장하기 위하여 행정 기관의 처리과에 문서 심사관을 둔다.
     
   • 문서 심사관은 그 처리과의 장이 맡는다.
     
   • 처리과의 장은 문서의 심사에 관한 사무를 소속 직원으로 하여금 처리하게 할 수 있다.
     
   • 행정 기관의 장 또는 합의제 기관의 명의로 발신하는 문서는 문서 심사관의 심사를 받아야 한다.
     
   • 문서 심사관은 심사가 완료된 때에 기안문에 심사일 및 심사자를 표시하여야 한다.
   
   
   
2. 문서 심사 검토 사항
   
   • 결재권자의 결재 여부
     
   • 다른 문서와의 내용상 중복 또는 상충 여부
     
   • 기안문과 시행문의 일치 여부
     
   • 분류 번호 및 보존 기간, 시행문의 처리 담당자 기재 여부 등 정형화된 기재 사항 누락 여부
     
   • 전결·대결 구분의 표시 및 착오 여부
     
   • 첨부물의 첨부 여부
     
   • 발신 방법의 지정 여부
     
   • 보고 심사 대상 문서의 심사 여부 및 업무 협조 문서의 심사 여부
   
   
   
   
3. 문서의 배포
   
   • 문서과는 받은 문서가 둘 이상의 보조 기관 및 보좌 기관에 관련되는 때에는 그 관련성의 정도가 가장 높다고 판단되는 보조 기관 또는 보좌 기관에 보내고, 복사본을 관련 보조 기관 또는 보좌 기관에 이송한다. 처리과에서 직접 접수한 경우에도 마찬가지이다.
     
   • 처리과는 경유 문서를 접수한 때에는 경유 표시인의 경유란에 결재권자 및 그 직근 하급자의 서명을 받은 후 두문의 경유 기관명에 관인을 찍어 수신 기관에 보내야 한다. 이 경우 경유 기관에서 의견이 있는 때에는 이를 첨부하여 수신 기관에 보내야 한다.
     
   • 처리과는 경유 문서를 발송하는 때에는 문서 접수 대장의 비고란에 발송 일자 등을 기재하여야 한다.
     
   • 문서 심사관 또는 문서과의 장은 접수한 문서에 형식상의 흠이 있는 때에는 발신 행정 기관에 이를 반송할 수 있다.
   
   
   
4. 보고 사무
   
   
   • 보고의 종류
     
     • 정기 보고 및 수시 보고가 있다.
       
     • 수시 보고는 동일한 사항에 관해 1년에 4회 이내로 받는 보고이다.
     
     
   • 보고 기일
     
     • 수시 보고는 최소한 다음과 같은 기일을 부여한다.
       
     • 중앙 행정 기관 상호간에는 5일
       
     • 중앙 행정 기관과 제1차 소속 기관 간에는 7일
       
     • 제1차 소속 기관과 제2차 소속 기관 간에는 7일
       
     • 제2차 소속 기관과 제3차 소속 기관 간에는 5일
       
     • 보고 기일 내에 보고할 수 없을 경우에는 당해 보고 기일 이전에 보고 예정일과 지연 사유를 보고 요구 기관에 통보하여야 한다.
     
     
   • 보고의 독촉
     
     • 보고 기일 후 5일 후 제1차 독촉장을, 제1차 독촉 후 5일이 경과 후 제2차 독촉장을, 제2차 독촉 후 5일이 경과 후에는 제3차 독촉장을 발부한다.
       
     • 독촉장을 발부하는 경우에는 3일 이상의 보고 기일을 부여해야 한다.
       
     • 제3차 독촉 후에도 보고가 지연될 경우 관계 법령에 의해 징계 조치된다.
     
     
   
   
5. 간인과 관인
   
   • 문서의 변조를 방지하기 위해 문서의 앞장 뒷면과 뒷장 앞면에 걸쳐 찍는 도장 또는 그 행위를 말한다.
     
   • 전후 사실 관계를 명확히 하거나 사실 또는 법률 관계의 증명을 위한 문서 또는 인가, 허가, 등록과 관련된 문서는 간인을 하는 것이 관례이다.
     
   • 행정 기관, 행정 기관의 장 또는 보조 기관의 명의로 발송하는 문서에 사용하는 직인을 '관인'이라고 한다.
     
   • 전자 문서의 간인은 행정자치부령이 정하는 면 표시 또는 발급 번호 기재 등의 방법으로 할 수 있다.
   
   
   
6. 문서의 수정
   
   • 문서 내용의 일부분을 수정할 때는 행정 자치부령이 정하는 바에 따라 중앙에 가로로 두 줄을 그어 삭제하거나 수정하고, 해당 위치에 서명 또는 날인한다.
     
   • 중요한 내용을 수정하거나 삭제할 경우에는 문서의 여백에 삭제 또는 수정한 글자 수까지 표기한 후 서명 또는 날인한다.
     
   • 시행문을 수정할 때에도 문서의 여백에 정정한 글자 수를 표기하고, 관인으로 날인한다.
     
   • 전자 문서를 수정할 때에는 수정한 내용대로 다시 작성하여 결재를 받아 시행한다.
   
   
   
7. 전자문서의 정의
   
   • '전자 문서'라 함은 컴퓨터 등 정보 처리 능력을 가진 장치에 의하여 전자적인 형태로 작성, 송·수신 또는 저장된 문서를 말한다.
     
   • '정보 통신망'이라 함은 전기 통신 설비를 활용하거나 전기 통신 설비와 컴퓨터 및 컴퓨터의 이용 기술을 활용하여 정보를 수집·가공·저장·검색·송신 또는 수신하는 정보 통신 체제를 말한다.
     
   • '전자 서명'이라 함은 전자 문서의 작성 기관 및 변경 여부를 확인할 수 있도록 비대칭 암호화 방식을 이용하여 전자 서명 생성키로 생성한 정보로서 당해 전자 문서에 고유한 것을 말한다.
     
   • '전자 관인'이라 함은 컴퓨터 등 정보 처리 능력을 가진 장치에 의하여 전자적인 이미지 형태로 사용되는 관인을 말한다.
   
   
   
8. 전자 서명의 인증
   
   • 행정 기관 간 또는 행정 기관 내 보조 기관 또는 보좌 기관 간에 유통되는 전자 문서에 대한 전자 서명의 인증 사무는 행정자치부 장관이 행한다.
     
   • 전자 문서에 대한 전자 서명의 인증을 받고자 하는 행정 기관의 장은 정부 전산 정보 관리소장에게 인증서의 발급을 신청하여야 한다.
     
   • 인증서의 발급 기타 전자 서명의 인증 사무에 관한 절차 등은 행정자치부 장관이 정하여 이를 관보에 고시하여야 한다. 이를 변경하는 때에도 마찬가지이다.
   
   
   
9. 전자 문서 및 정보 통신 보안
   
   • 행정 기관의 장은 정보 통신망을 이용하여 전자 문서를 유통함에 있어서 위조·변조 및 훼손 방지를 위하여 국가 정보원이 안전성을 확인한 보안 조치를 하여야 한다.
     
   • 행정 기관의 장은 보유하고 있는 컴퓨터에 대하여 비밀 번호를 부여하여야 한다.
     
   • 정보 통신망을 이용하여 문서를 작성·처리하려고 하는 자는 개인별 사용자 계정(ID)·비밀 번호 및 전자 이미지 서명을 등록하여 사용하여야 한다.
     
   • 비밀 번호는 최초로 등록한 후 즉시 변경하여 사용하여야 한다.
     
   • 비밀 번호는 문서의 보호 및 보안 유지를 위하여 수시로 변경하여야 한다.
   
   
   
10. 전자 문서의 처리
    
    • 문서의 기안은 전자 문서로 함을 원칙으로 한다.
      
    • 전자 문서는 별도의 시행문을 작성하지 아니하고 결재한 문서를 시행문으로 변환하여 시행한다. 다만 비밀 문서는 그러하지 아니한다.
      
    • 전자 문서는 수신자의 컴퓨터 파일에 기록됨으로써 그 효력을 발생한다.
      
    • 민원 문서를 정보 통신망을 이용하여 접수
    • 처리한 경우에는 당해 민원 사항을 규정한 법령에서 정한 절차에 따라 접수
    • 처리된 것으로 본다.
      
    • 전자 문서는 수정한 내용대로 재작성하여 결재를 받아 시행하되, 수정 전의 전자 문서는 처리과의 장이 보존할 필요가 있다고 인정하는 경우에는 이를 보존하여야 한다.
      
    • 문서는 정보 통신망을 이용하여 발신함을 원칙으로 한다.
    
    
    
11. 전자 문서의 간인과 관인
    
    • 전자 문서의 간인은 행정자치부령이 정하는 면 표시 또는 발급 번호 기재 등의 방법으로 할 수 있다.
      
    • 전자 관인을 찍은 문서 중 정보 통신망을 이용하여 시행할 수 없는 문서는 출력하여 시행할 수 있다.
      
    • 각급 행정 기관은 전자 문서에 사용하기 위하여 전자 관인을 가질 수 있으며, 전자 관인은 관인을 전자 입력하여 사용하여야 한다.
      
    • 전자 관인을 사용하는 기관은 관인을 재등록한 경우 즉시 사용중인 전자 관인을 삭제하고, 재등록한 관인을 전자 입력하여 사용하여야 한다.
      
    • 전자 관인을 사용하려고 하는 기관은 문서과에 등록하여 컴퓨터 파일 및 대장으로 관리하여야 한다.
      
    • 문서과의 장은 전자 관인을 등록하는 경우에 일반 관인의 인영을 전자 관인 등록 대장의 해당란에 찍고, 그 찍은 인영을 전자적인 이미지 형태로 컴퓨터 파일에 등록한 후 이를 출력하여 전자 관인 등록 대장의 해당란에 붙여야 한다.
    
    

기출문제

• 보고 요구 기관의 장은 보고가 기일 내에 도달하지 않을 때 언제 1차 독촉을 하는가?
  ① 보고 기일 후 12일이 경과한 때
  ② 보고 기일 후 7일이 경과한 때
  ③ 보고 기일 후 14일이 경과한 때
  ④ 보고 기일 후 5일이 경과한 때
  1급 시험에 나왔던 문제입니다. 본문에 내용이 나와있죠? 답은 ④번입니다.
  
• 다음 중 전자 문서에 대한 설명으로 옳지 않은 것은?
  ① 전자 문서는 컴퓨터 파일로 보존하거나 출력해서 보존한다.
  ② 전자 문서는 수정한 내용대로 재작성하여 결재를 받아 시행한다.
  ③ 수신자의 컴퓨터에 파일로 등록된 때부터 효력이 발생한다.
  ④ 전자 서명은 문서로서의 인정이 되지 않는다.
  1급 시험에 나왔던 문제입니다. 쉽죠? 답은 ④번입니다.
  

---

다음 강좌는 공문서의 관리 단원입니다. 2~3 강좌로 충분할 것입니다.

이상 동주아빠 손병목이었습니다.