[워드1급]제1과목-6.공문서의 관리(1)

공문서의 관리 단원입니다. 2002년 시험 범위가 개정되기 전까지는 별도로 '문서 관리'라는 상위 단원이 있었는데, 2002년 시험부터 없어졌습니다. 그만큼 중요도가 떨어졌다는 말이겠죠.
워드프로세서 시험 초기에는 몇 번 나왔었는데 최근에는 잘 출제가 되지 않는 부분입니다. 그냥 참고삼아 한번 읽어 보세요...

• 공문서 편철
  
  • 공공 기관은 사안별로 기록물철을 만들어 기록물을 발생 순서에 따라 편철한다.
    
  • 처리과의 장은 단위 업무별 기록물철 작성 기준을 수립하여 기록물이 체계적으로 편철·관리되게 하여야 한다.
    
  • 작성된 기록물철은 기록물철 등록부에 등록하여 분류 번호를 부여받은 후 기록물철에 당해 분류 번호를 표기하여야 한다. 다만 두 권 이상으로 분철된 기록물철에 대하여는 기록물철의 분류 번호 다음에 괄호를 하고, 괄호 안에 권호수를 기입한다.
    
  • 기록물철의 분류 번호는 처리과 기관 코드, 단위 업무 코드 및 연도별 기록물철 등록연번으로 구성한다.
    
  • 공공 기관의 장은 기록물을 기록물 분류 기준 및 기록물 종류별 관리에 적합한 파일 및 보관 용기에 넣어 안전하게 관리하여야 한다.
    
  • 파일 및 보관 용기의 규격과 관리 방법은 행정자치부령으로 정한다.
  
  
  
• 일반 문서류의 편철 및 관리
  
  • 처리과에서 업무가 진행중에 있거나 또는 업무에 활용중인 일반 문서류는 규격에 의한 진행 문서 파일에 위에서부터 아래로 발생 순서 또는 논리적 순서에 따라 끼워 넣어 관리한다.
    
  • 편철시 기록물철의 맨 위에는 기록물철 표지를 놓고, 그 다음에는 색인 목록을 놓은 다음 문서를 순서대로 배열하는 방법으로 편철한다.
    
  • 일반 문서류의 기록물철당 편철량은 100매 이내로 함을 원칙으로 하며, 편철하여야 할 기록물의 양이 과다한 경우에는 2권 이상으로 나누어 편철하되, 각 기록물철에는 동일한 제목과 분류 번호를 부여하고 괄호안에 권호수만 다르게 표시하여야 한다.
    
  • 처리 완결된 일반 문서류는 진행 문서 파일에서 분리하여 보존용 표지를 추가로 씌워 편철용 클립으로 고정시킨 후 보존 상자에 단위 업무별로 넣어 관리한다.
    
  • 보존 상자의 측면에는 보존 상자 표지를 부착하여야 한다.
  
  
  
• 카드류의 편철 및 관리
  
  • 카드류는 처리과에서 비치 활용 기간이 종료될 때까지 편철하지 아니한 상태로 카드 보관함에 넣어 관리한다.
    
  • 처리과에서 비치 활용이 끝난 카드류는 카드류 보존 봉투에 넣어 편철한후 이를 보존 상자에 넣어 관리한다.
    
  • 카드류를 보존 봉투에 넣어 편철하는 경우에는 각 보존 봉투의 맨 위에는 색인 목록을 놓고 그 목록 순서에 따라 카드를 배열하여야 하며, 보존 봉투당 카드의 편철량은 30건 이내로 함을 원칙으로 한다.
  
  
  
• 도면류의 편철 및 관리
  
  • 도면류는 기록물철 단위로 도면류 보존 봉투에 편 상태로 넣어 관리한다.
    
  • 도면류를 편철하는 경우에는 맨 위에는 색인 목록을 놓고 그 목록 순서에 따라 도면을 배열하여야 하며, 보존 봉투당 도면의 편철량은 30매 이내로 함을 원칙으로 한다.
    
  • 편철된 도면류의 보존 봉투는 도면 보관함에 편 상태로 눕혀서 관리한다.
  
  
  
• 사진·필름류의 편철 및 관리
  
  • 사진·필름류는 기록물철 단위로 당해 사진·필름의 규격에 적합한 사진·필름류 보존 봉투에 넣어 편철한 후 보존 상자에 넣어 관리한다.
    
  • 사진·필름류를 편철하는 경우에는 맨 위에는 색인 목록을 놓고 그 목록 순서에 따라 기록물을 배열하여야 한다.
  
  
  
• 전자 문서의 관리
  
  • 공공 기관이 생산하는 전자 문서는 행정자치부 장관이 정하는 표준에 맞도록 생산 및 관리하여야 한다.
    
  • 전자 문서로 생산 또는 접수한 기록물은 처리과별로 기록물 등록 대장에 일반 문서와 함께 등록 및 관리하며, 전자 문서의 편철은 당해 기록물 등록 대장에 분류 등록 사항을 기입하는 것으로 갈음한다.
    
  • 전자 문서의 이관은 기록물 생산 현황을 통보하는 때에 당해 기록물 생산 현황에 포함된 전자 문서의 복사 파일을 함께 제출하는 방법으로 한다.
    
  • 전자 문서는 컴퓨터 파일로 보존하되, 보존 기간이 준영구 이상인 기록물에 대하여는 전문 관리 기관의 장이 마이크로필름 또는 종이 문서 등 육안으로 판독이 가능한 보존 매체에 수록하여 중복 보존함을 원칙으로 한다.
    
  • 전자 문서를 관리하는 전문 관리 기관의 장은 표준의 전자 문서와 호환성이 유지되도록 당해 컴퓨터 파일을 계속적으로 전환 및 관리하여야 한다.
    
  • 전문 관리 기관이 수집 및 보존하는 전자 문서는 보존 기간이 종료된 뒤에도 이를 폐기하지 아니하고 계속 보존할 수 있다.

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긴 글 읽느라 수고하셨습니다.
그냥 가벼운 마음으로 넘어가세요. 설마 이 글 한번 읽고 시험본다는 건 아니겠죠? 최소한 문제집 한 권 정도는 풀어보셔야 합니다. 단번에 합격을 하려면요...

이상 일요일 저녁, 동주아빠 손병목이었습니다.